一、系统概述
CRM 邮件系统是一套面向国内企业的客户关系管理与邮件营销一体化平台。系统集客户管理、邮件群发、邮件模板、跟进记录、文档管理于一体，帮助企业高效管理客户资源、自动化邮件营销流程。
核心功能模块
| 模块 | 功能说明 |
|---|---|
| 控制台 | 系统首页，展示关键统计数据和快捷入口 |
| 客户管理 | 客户信息的增删改查、批量导入导出、邮箱验证 |
| 邮件活动 | 创建邮件群发活动，选择客户分组，使用模板发送 |
| 邮件管理 | 收件箱、已发送、草稿、垃圾箱，邮件收发与查看 |
| 邮件模板 | 创建和管理可复用的邮件模板，支持变量替换 |
| 跟进管理 | 记录客户跟进情况，设置跟进提醒 |
| 文档管理 | 管理客户相关文档和附件 |
| 用户管理 | 系统用户账号管理、个人资料、邮箱设置 |
| 系统设置 | SMTP配置、系统参数、客户字段配置 |
客户等级说明
| 等级 | 含义 |
|---|---|
| 潜在客户 (Lead) | 初步接触、尚未确认需求的潜在客户 |
| 无响应 (No Response) | 多次联系未获得回复的客户 |
| 跟进中 (In Progress) | 正在积极跟进沟通中的客户 |
| 已成交 (Customer) | 已完成交易或合作的客户 |
二、登录系统
2.1 登录步骤
- 在浏览器地址栏输入系统访问地址（如
http://crm/） - 输入用户名和密码
- 输入验证码（不区分大小写，点击验证码图片可刷新）
- 点击「登录」按钮进入系统
2.2 退出登录
登录后，点击页面右上角的「退出登录」链接即可安全退出系统。
2.3 个人资料
- 登录后点击右上角「个人资料」可修改个人信息
- 可修改姓名、邮箱、密码等基本信息
- 在「邮箱设置」中配置个人邮箱的 IMAP/SMTP 参数
三、控制台
控制台是登录后的首页，提供系统整体概况。
3.1 统计概览
页面顶部以卡片形式展示以下数据：
- 客户总数 — 系统中的客户总量
- 今日新增 — 今日新增客户数
- 邮件活动数 — 已创建的邮件活动总数
- 用户总数 — 系统注册用户数
3.2 快捷功能入口
页面下方提供各功能模块的快捷入口卡片，点击即可进入对应模块。
- 客户管理
- 邮件活动
- 邮件管理
- 系统设置
四、客户管理
4.1 客户列表
进入「客户管理」页面可查看所有客户信息。
- 搜索：在搜索框中输入关键词，可按姓名、邮箱、公司等搜索客户
- 状态筛选：下拉选择客户状态（全部/活跃/非活跃）进行筛选
- 分组筛选：按客户分组筛选查看
- 负责人筛选：按负责人筛选客户
4.2 添加客户
- 点击「新增客户」按钮
- 填写客户信息（带 * 号为必填项）
- 可选择客户分组、负责人、客户等级
- 点击「保存」完成添加
4.3 编辑/删除客户
- 点击客户列表中的「编辑」按钮可修改客户信息
- 点击「删除」按钮可删除客户（需确认）
- 支持批量选择客户后进行批量删除或批量分配
4.4 批量导入客户
- 点击「导入」按钮进入导入页面
- 下载 CSV 模板文件，按模板格式填写客户数据
- 选择 CSV 文件并上传
- 系统自动解析并显示导入预览
- 确认无误后点击「导入」完成批量添加
4.5 邮箱验证
系统支持批量验证客户邮箱的有效性：
- 在客户列表页面点击「邮箱验证」
- 系统自动检测邮箱格式和有效性
- 验证进度页面实时显示验证状态
- 验证完成后可查看验证结果报告
- 可对无效邮箱的客户进行删除或标记操作
4.6 导出客户
点击「导出」按钮可将当前筛选的客户列表导出为 CSV 文件。
五、邮件活动
邮件活动模块用于创建和管理邮件群发任务。
5.1 创建邮件活动
- 点击「新建活动」按钮
- 填写活动名称（必填）
- 选择客户分组或收件人范围
- 选择邮件模板（或手动编写邮件内容）
- 填写邮件主题
- 可选择定时发送或立即发送
- 预览邮件内容后点击「保存」或「发送」
5.2 活动状态说明
| 状态 | 说明 |
|---|---|
| 草稿 | 活动已创建但未发送，可继续编辑 |
| 已定时 | 活动已设定发送时间，等待自动发送 |
| 发送中 | 系统正在发送邮件中 |
| 已发送 | 邮件已全部发送完毕 |
| 已暂停 | 活动被手动暂停 |
| 失败 | 发送过程中出现错误 |
5.3 查看发送日志
- 点击活动列表中的「日志」可查看详细发送记录
- 日志显示每个收件人的发送状态（成功/失败）
- 可查看失败原因，便于排查问题
5.4 邮件预览
发送前可点击「预览」查看邮件效果，确认内容无误后再发送。
六、邮件管理
邮件管理模块提供完整的邮件收发功能。
6.1 收件箱
- 显示所有收到的邮件列表
- 支持按文件夹分类查看（收件箱、已发送、草稿、垃圾箱）
- 点击邮件标题可查看邮件详情
- 支持标记/取消标记星标邮件
- 可删除邮件（移入垃圾箱）
6.2 撰写邮件
- 点击「写邮件」按钮
- 填写收件人邮箱地址（多个用逗号分隔）
- 填写邮件主题
- 在富文本编辑器中编写邮件内容
- 可插入图片、添加附件
- 点击「发送」或「存为草稿」
6.3 文件夹管理
左侧导航栏显示邮件文件夹，点击可切换查看不同文件夹中的邮件。
6.4 邮件同步
点击「同步邮件」按钮可从邮件服务器拉取最新邮件到系统中。
七、邮件模板
邮件模板模块用于创建和管理可复用的邮件内容模板，提高群发效率。
7.1 创建模板
- 点击「新建模板」按钮
- 填写模板名称（用于后台识别）
- 填写邮件主题
- 在富文本编辑器中编写邮件内容
- 可使用变量占位符实现个性化内容
- 点击「保存」完成创建
7.2 可用变量
| 变量 | 替换内容 |
|---|---|
| {name} | 客户姓名 |
| {email} | 客户邮箱 |
| {company} | 公司名称 |
| {phone} | 电话号码 |
| {title} | 职位 |
7.3 编辑/删除/复制模板
- 点击「编辑」修改模板内容
- 点击「删除」删除模板（需确认）
- 点击「复制」基于现有模板快速创建新模板
- 点击「预览」查看模板渲染效果
八、跟进管理
跟进管理模块用于记录和追踪客户跟进情况。
8.1 客户跟进列表
- 显示所有有跟进记录的客户列表
- 支持按客户姓名、分组、负责人等条件筛选
- 点击客户可查看该客户的完整跟进时间线
8.2 添加跟进记录
- 在客户跟进列表中点击「添加跟进」
- 选择客户
- 填写跟进方式（电话、邮件、拜访、微信等）
- 填写跟进内容和结果
- 可设置下次跟进时间
- 点击「保存」完成记录
8.3 跟进时间线
每个客户的跟进记录以时间线形式展示，便于回顾沟通历史。
8.4 编辑/删除跟进记录
- 点击时间线中的「编辑」可修改跟进内容
- 点击「删除」可删除错误的跟进记录
九、文档管理
文档管理模块用于管理客户相关的文件和附件。
9.1 上传文档
- 进入客户文档页面
- 点击「上传文件」按钮
- 选择文件（支持多种格式：图片、文档、表格等）
- 可添加文件描述
- 点击「上传」完成
9.2 管理文档
- 点击「下载」可下载文件
- 点击「编辑」可修改文件描述
- 点击「重命名」可修改文件显示名称
- 点击「删除」可删除文件（需确认）
9.3 文件夹管理
系统自动为客户创建文档文件夹，也可手动创建子文件夹进行分类管理。
十、用户管理
用户管理模块用于管理系统用户账号（需要管理员权限）。
10.1 用户列表
- 显示所有系统用户列表
- 可查看用户名、姓名、邮箱、角色、状态等信息
10.2 创建用户
- 点击「新增用户」按钮
- 填写用户名、姓名、邮箱
- 设置初始密码
- 分配角色（管理员/普通用户）
- 点击「保存」完成创建
10.3 编辑/删除用户
- 点击「编辑」可修改用户信息和重置密码
- 点击「删除」可删除用户（需确认，不可删除自己）
10.4 个人邮箱设置
用户可在「个人资料 → 邮箱设置」中配置个人邮箱参数：
- IMAP 服务器地址和端口（用于收邮件）
- SMTP 服务器地址和端口（用于发邮件）
- 邮箱账号和密码
- 加密方式（TLS/SSL/无）
配置完成后可发送测试邮件验证设置是否正确。
十一、系统设置
系统设置模块用于配置系统运行参数（需要管理员权限）。
11.1 邮件配置
| 配置项 | 说明 |
|---|---|
| SMTP 服务器 | SMTP 服务器地址，如 smtp.gmail.com |
| SMTP 端口 | 通常为 587（TLS）或 465（SSL） |
| SMTP 用户名 | SMTP 登录账号 |
| SMTP 密码 | SMTP 登录密码或应用专用密码 |
| 发件人邮箱 | 显示的发件人地址 |
| 发件人名称 | 显示的发件人名称 |
| 加密方式 | TLS / SSL / 无 |
| 启用邮件 | 开关邮件发送功能 |
配置完成后可在页面下方发送测试邮件验证配置。
11.2 系统参数
| 配置项 | 说明 |
|---|---|
| 站点名称 | 系统显示名称 |
| 站点地址 | 系统访问 URL |
| 管理员邮箱 | 接收系统通知的邮箱 |
| 每页显示条数 | 列表页每页显示记录数，默认 20 |
| 会话时长 | 登录会话超时时间（秒），默认 7200 |
11.3 发送限制
| 配置项 | 说明 |
|---|---|
| 每小时邮件数 | 每小时最多发送邮件数，默认 500 |
| 每日邮件数 | 每天最多发送邮件数，默认 5000 |
| 最大导入行数 | 每次 CSV 导入最大记录数，默认 10000 |
| 最大文件大小 | 上传文件大小限制（字节），默认 5MB |
11.4 客户列表字段配置
在「客户管理」分类下，可自定义客户列表页面显示的字段：
- 勾选需要在列表中显示的字段
- 使用上下箭头调整字段显示顺序
- 点击「保存设置」生效
十二、常见问题
Q1: 忘记密码怎么办？
请联系系统管理员重置密码。管理员可在「用户管理」中编辑对应用户并设置新密码。
Q2: 邮件发送失败怎么办？
请按以下步骤排查：
- 检查「系统设置 → 邮件配置」中 SMTP 参数是否正确
- 确认 SMTP 端口和加密方式匹配（587→TLS，465→SSL）
- 检查 SMTP 密码是否正确（部分邮箱需使用应用专用密码）
- 查看邮件活动日志中的具体失败原因
- 确认是否触发了发送限制（每小时/每日邮件数）
Q3: 验证码看不清怎么办？
点击验证码图片即可刷新获取新的验证码。
Q4: 导入客户失败怎么办？
- 检查 CSV 文件编码是否为 UTF-8
- 检查 CSV 格式是否与模板一致
- 邮箱字段不能为空且格式需正确
- 客户等级需使用有效值（Lead/No Response/In Progress/Customer）
Q5: 如何批量分配客户给不同负责人？
在客户列表中勾选目标客户，然后在底部操作栏选择「批量分配」，选择负责人后确认即可。
Q6: 邮件模板中的变量不生效？
请确保变量格式正确：使用英文大括号包裹，如 {name}、{company}。变量名需与客户字段对应。
Q7: 上传文件提示大小超限？
可在「系统设置 → 发送限制」中调整「最大文件大小」参数。同时检查 PHP 配置中的 upload_max_filesize 和 post_max_size 限制。
Q8: 会话超时自动退出怎么办？
可在「系统设置 → 系统参数」中调整「会话时长」参数（单位：秒），默认 7200 秒（2小时）。
Q9: 如何批量修改客户分组或负责人？
在客户列表页面勾选多个客户，在底部操作栏选择「批量分配」，可选择新的分组或负责人，确认后即可批量更新。
Q10: 邮件活动中选择模板后还能修改内容吗？
可以。选择模板后系统会自动填充邮件内容，您可以在发送前对主题和正文进行修改，修改不影响原模板。
Q11: 定时发送的邮件活动可以取消吗？
可以。在邮件活动列表中找到状态为「已定时」的活动，点击「编辑」即可修改发送时间或改为草稿状态，从而取消定时发送。
Q12: 如何查看某个客户的所有邮件活动记录？
目前可以通过邮件活动的发送日志页面，搜索客户邮箱地址来查看该客户收到的邮件记录和发送状态。
Q13: 客户邮箱验证显示无效，但确认邮箱是正确的怎么办？
邮箱验证基于 SMTP 协议检测，部分邮箱服务器可能拒绝验证请求导致误判。您可以在验证结果页面手动将该客户标记为有效，或直接忽略验证结果继续使用。
Q14: 多人同时操作会冲突吗？
系统支持多用户同时登录操作。不同用户可以管理各自负责的客户，但如果两个用户同时编辑同一个客户信息，后保存的修改会覆盖先保存的内容。建议分工明确，避免同时编辑同一条记录。
Q15: 如何备份数据？
系统数据存储在 MySQL 数据库中，建议定期使用数据库管理工具（如 phpMyAdmin）导出数据库备份。上传的文档文件存储在服务器指定目录中，也需一并备份。
Q16: 系统支持哪些浏览器？
系统兼容主流现代浏览器，推荐使用 Chrome、Edge、Firefox 等浏览器访问。不建议使用 IE 浏览器，可能存在兼容性问题。
Q17: 如何修改自己的登录密码？
登录后点击右上角「个人资料」，在密码栏中输入新密码并保存即可。如忘记密码，请联系管理员重置。
Q18: CSV 导入时客户分组不存在会怎样？
如果 CSV 中填写的分组名称在系统中不存在，系统会自动创建该分组并将客户归入其中。如果分组列为空，则客户不会被分配到任何分组。
Q19: 邮件活动发送了一半可以暂停吗？
可以。在活动列表中找到状态为「发送中」的活动，点击「暂停」即可暂停发送。暂停后可点击「继续」恢复发送，剩余未发送的邮件会继续处理。
Q20: 如何删除不需要的邮件模板？
在邮件模板列表中找到要删除的模板，点击「删除」按钮并确认即可。已被邮件活动引用的模板删除后不影响已发送的邮件，但建议在确认无关联活动后再删除。